目次
システム導入前の3つの課題
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手書きによる記入ミスと繰り返し作業の負担
点検票は毎回手書きで記入する必要があり、同じ内容を繰り返し書く手間が発生していた。記入ミスのリスクも高く、作業の正確性に課題があった。 -
報告書作成・提出にかかる時間の長さ
点検後に報告書を作成し直す必要があり、現場からの報告スピードに課題があった。提出までに時間がかかることや提出もれが発生することが、業務全体のボトルネックになっていた。 -
紙の保管スペースとデータ活用の難しさ
紙の点検票は物理的に保管する必要があり、スペースの確保や管理工数が負担となっていた。過去の点検データを検索・参照するのにも時間がかかり、業務改善に活かすことが難しい状態だった。
システム導入後の３つの効果
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記載ミスの削減と作業精度の向上
点検作業をタブレット入力に統一したことで、繰り返しの記入作業や記載ミスが大幅に削減され、点検作業の正確性が向上した -
報告書の自動作成による提出スピードの大幅短縮
点検完了後はすぐに報告書が自動で作成されるようになり、インターネット経由でスムーズに提出まで完了できるようになった。 -
データのリアルタイム取得と検索性の向上
必要な点検データを現場や事務所からいつでも取得できるようになった。過去の点検結果もデータとして蓄積されているため、検索や活用がぐっと簡単になった。
システムを導入する前の課題について、詳しく教えてください。
これまでは点検の都度、紙の点検票に手書きで記入するのが当たり前でした。
似たような項目を毎回繰り返し書く手間もありましたし、手書きゆえの記入漏れや記載ミスも少なくありませんでした。
点検が終わってからも、その内容をもとに報告書を作成し直す必要があったので、現場で点検を終えてから実際に報告書を提出するまでにかなりの時間がかかっていたんです。
さらに、点検票は紙で保管する決まりだったので、点検件数が増えるほど保管スペースを圧迫していきました。
過去の点検結果を確認したいときも、該当する紙の書類を探し出すところから始めなければならず、正直なところ「探すだけで一苦労」という状態が続いていました。
現在、導入したシステムをどのように業務に活用していますか？
点検業務のほぼすべてをタブレットでの入力に切り替えました。
現場でタブレットに点検結果を入力すると、その場でデータとして記録され、報告書もあわせて自動的に作成される仕組みです。以前のように事務所に戻ってから報告書を作り直す必要がなくなったので、点検が終わればすぐにインターネット経由で提出まで完了できるようになりました。
また、紙の点検票を使わなくなったことで、点検票の印刷や点検前の準備作業もかなり簡略化されています。
システムの導入により、特にどのような効果が得られましたか？
何より大きかったのは、記載ミスがほとんどなくなったことです。
手書きの頃はどうしても人の目や手に頼る部分が多く、書き間違いや記入漏れがちらほら発生していましたが、タブレット入力に統一してからはそうしたミスがぐっと減りました。
報告書の作成・提出にかかる時間も大幅に短縮され、現場からの報告スピードが目に見えて上がったと感じています。
もうひとつの効果は、データの検索性が高まったことです。
過去の点検データはすべてデジタルで蓄積されているので、必要なときにすぐ検索して参照できるようになりました。
紙の書類を探し回る手間がなくなっただけでなく、蓄積したデータを業務改善や分析に活用できるようになったのも、導入前には得られなかった大きなメリットだと感じています。
業種：エレベーター等製造販売・保守管理
